27 Maggio 2020

Google Meet: perché sceglierlo per riunioni on-line e web conference

Zoom, Webex, Facetime, Skype, Google Meet… i lunghi mesi di lock down hanno portato la pratica delle Web Call sugli schermi di moltissimi italiani che, giorno dopo giorno, hanno scoperto un nuovo modo di confrontarsi, comunicare, organizzarsi, con tutti i vantaggi di una piccola rivoluzione smart.
Sì, perché tra App e piattaforme dedicate, le Web Call hanno permesso a tantissime realtà di continuare a lavorare da remoto, in modo agile e immediato, tanto da trasformare forse in modo stabile le nostre stesse abitudini di lavoro.

Ma quali caratteristiche e requisiti deve avere una buona App per realizzare riunioni e videoconferenze?

Che cosa serve e cosa non serve in una Web Call (di lavoro)

Innanzitutto capiamo che cosa è utile in una web conference:

  • Vedere i partecipanti: è snervante essere in 10 e non poter vedere tutti perché il servizio limita la visualizzazione a 4/6 persone e in alcuni casi ne trasforma metà in francobolli.
  • Un’applicazione per smartphone: fondamentale. Fino a ieri eravamo chiusi in casa ma un servizio ben fatto non può essere dipendente al 100% dal computer.
  • La possibilità di collegarsi telefonicamente: fondamentale in caso di sovraccarico della linea di casa e per poter partecipare alla riunione dovunque e in ogni situazione.
  • La possibilità di condividere lo schermo: è sicuramente più efficace e smart che dire a tutti i partecipanti di scaricare un pdf e aprirlo sul loro computer.
  • La chat con tutti: specifico, con tutti. Un servizio di chat one to one con uno dei partecipanti ha un sapore tutto scolastico dei bigliettini passati mentre la maestra spiega… mentre la chat comune può essere molto utile per condividere link, dati o altre info di interesse generale.
  • La waiting room: ottima risorsa specie se ci sono ospiti esterni. Di conseguenza la waiting room si porta con sè la presenza inderogabile di una figura tecnicamente pronta a gestire la web call (si, il rompiscatole che dice sempre frasi tipo “allontanati dal microfono”, “alza la voce”, “sposta la webcam” o “spegni il microfono che rientra l’audio e non si capisce niente”).
  • La possibilità di registrare la web call: utilissimo per riguardare la call con calma, specie se riguarda indicazioni, dati, progetti e task complessi.

Fortunatamente quasi tutti i servizi sono dotati delle suddette funzionalità e caratteristiche. Il problema nasce più che altro quando si aggiungono servizi che non servono:

  • I filtri: cuoricini, gattini, cosini vari, possono essere divertenti in altri contesti, ma nel corso di una riunione di lavoro possono creare qualche imbarazzo, magari attivandosi all’insaputa dei meno esperti (vedi Potato Face).
  • I background: in questi mesi molti di noi sono stati costretti a ritagliarsi un angolo di lavoro dentro casa loro e certo il background di una cucina con casseruole borbottanti e verdure tagliate a julienne non è certo il massimo, ma da qui a impostare come sfondo una spiaggia caraibica… beh, insomma, di soluzioni alternative ce ne sono.
  • La chat one to one: sarà che sono un maschietto e vado poco d’accordo con un approccio multi tasking, ma mentre una persona parla ricevere messaggi in privato da altre due o tre persone forse non è il massimo della serietà.
  • L’app Desktop: siamo nel 2020, un servizio basato sul browser è fondamentale!

Perché la scelta ricade su Google Meet?

Per le motivazioni di cui sopra ritengo Google Meet lo strumento più semplice ed utile per la gestione di una web call.

Oltre ad essere uno strumento integrato all’interno di una suite (Gsuite appunto) completa, Google Meet offre tutto l’indispensabile senza perdersi in quisquilie poco utili a una web conference di lavoro.

La possibilità di collegarsi telefonicamente, di gestire una call one to one in maniera serena ma allo stesso tempo anche con molti partecipanti fa diventare Google meet una piattaforma completa per la gestione di web conference (nella sua forma più semplice fino a 100 partecipanti).

Un limite che aveva fino a poco tempo fa era la visualizzazione nella finestra del browser di massimo 4 persone (le ultime 4 che avevano proferito parola), ma ad oggi hanno integrato la possibilità di visualizzare fino a 16 persone.

Non basta? un semplice add-on di Google Chrome, Google Meet Grid View permette di arrivare a visualizzare fino a 90 persone a schermo (poco utile forse da un notebook di 13 pollici ma più interessante su un monitor da 55 pollici come la TV della sala riunioni, o di casa).

La registrazione dell’evento avviene direttamente in cloud e dopo una manciata di minuti dalla chiusura della call sul drive dell’organizzatore viene automaticamente recapitata la conferenza con una definizione decisamente accettabile e una compressione utile a non dover scaricare troppi giga di video.

Per me Google Meet vince, qualora non si fosse capito.
E voi di cosa avete bisogno?

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Francesco Candian

Francesco Candian

“Comunicare è prima di tutto ascoltare”. Oggi in Super ascolto i clienti e trovo la soluzione giusta per la loro comunicazione.
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