Gestire al meglio il lavoro in team è un’esigenza sempre più sentita, sia per le aziende tradizionali che per realtà già proiettate in ottica di Smart Working. Comunicare, coordinare, condividere e cooperare, sono fattori essenziali per la buona riuscita di qualsiasi progetto al cui sviluppo collaborano diverse persone, scambiandosi informazioni, aggiornamenti, scadenze e task.
Ottimizzare questi processi significa disporre di una piattaforma di project management, uno strumento che sempre più aziende grandi e piccole impiegano per lavorare in modo organico, produttivo ed efficace, anche a distanza.
In questo articolo ti spieghiamo perché un tool per il project management rappresenta una risorsa gestionale essenziale, ma soprattutto perché la nostra scelta è ricaduta su Basecamp.
A cosa serve un tool per il project management?
Una piattaforma di project management offre diversi strumenti e funzioni per ottimizzare e supportare la gestione dei progetti. In sintesi possiamo dire che un buon tool di management consente di:
- Progettare il lavoro e organizzarlo in progetti, fasi, tempistiche e compiti specifici, disponendo di uno spazio condiviso di file sharing, archiviazione, confronto e dialogo.
- Assegnare e calendarizzare task e compiti specifici (con scadenze, direttive, informazioni e materiali) per ogni singolo componente del team, progetto o gruppo di lavoro.
- Monitorare l’andamento del progetto generale ma anche delle singole fasi e task assegnati.
- Condividere, valutare e comunicare in tempo reale e a tutti i membri coinvolti: lo stato del lavoro, i progressi raggiunti, ma anche eventuali aggiornamenti, modifiche e integrazioni.
- Tenere traccia di tutto il processo e visualizzare a colpo d’occhio tutte le attività da svolgere, in svolgimento o già svolte.
Insomma, processi e vantaggi che, specie per progetti articolati e per team compositi o che collaborano a distanza, risultano davvero fondamentali per ridurre gli sprechi di tempo, migliorare la produttività e garantire la buona riuscita del progetto nel rispetto delle diverse fasi e scadenze.
Basecamp: perché lo usiamo e perché ve lo consigliamo
Gestire contemporaneamente diversi progetti che coinvolgono diversi team di lavoro e diversi clienti fa parte della nostra esperienza quotidiana in agenzia. Lo scambio di informazioni, scadenze, file di lavoro, direttive, opinioni e modifiche, è per noi all’ordine del giorno. Per questo disporre di una piattaforma che ci consentisse di lavorare in modo ordinato, rapido ed efficace, è stata un’esigenza immediata.
Nel corso degli anni abbiamo sperimentato diversi strumenti e alla fine siamo convinti di aver trovato quello che meglio risponde alle necessità di lavoro in team.
Questo strumento è Basecamp ed ecco perché ci piace così tanto da consigliarlo.
L’interfaccia immediata e completa
Basecamp è a buona ragione considerato come una delle piattaforme più complete e flessibili per la gestione dei team di lavoro presenti sul mercato.
L’interfaccia è immediata e semplice, ma anche davvero completa di tutto quello che può servire per collaborare: consente di creare e condividere in pochi clic: task, to-do list, documenti, ma anche di richiamare mail, organizzare appuntamenti e molto altro.
Può inoltre essere utilizzato da mobile o tablet.
Flessibilità e usabilità
La forza di Basecamp è di essere adatto sia per piccoli che per grandi gruppi di lavoro, così come per progetti strutturati o più semplici. Dispone infatti di una vasta gamma di funzioni che possono essere impiegate o meno a seconda delle caratteristiche del progetto, del team e delle esigenze specifiche.
La navigazione è comunque semplice e intuitiva, ogni team e ogni progetto creato ha una propria pagina in cui è possibile muoversi con grande semplicità, potendo contare su molteplici collegamenti ad attività personali, segnalibri, appuntamenti, ecc… e un’ottima funzione di ricerca per orientarsi e trovare tutto ciò che serve.
Projects, Team, Activity e My Stuff
Grazie al suo menù, Basecamp consente di avere tutto sotto controllo in un attimo.
Nella home, le sezioni Projects e Team consentono di accedere ad ogni singolo progetto o ai team di lavoro, con accesso alle molteplici funzioni nonché un feed con le attività. Da queste è possibile accedere alle funzioni essenziali e a un feed giornaliero personalizzato che riassume le notizie e i compiti più importanti della giornata. Le funzioni includono chat room per un rapido cronfronto, forum per la condivisione di contenuti più ampi, to-do list, un calendario di lavoro strutturato e un media center.
Activity riassume tutte le attività passate su Basecamp in una cronologia facile da consultare per vedere cosa è successo ed essere sempre aggiornati sul corso dei diversi progetti, fasi e task.
Infine in My Stuff è presente tra le altre la sezione My Assignment dove sono riportati tutti i task che ti sono stati assegnati o che hai assegnato e le relative scadenze.
Uno strumento prezioso per aziende e Project Manager
Certo parlare di Basecamp in modo generale non è semplice, tante sono le funzioni e i vantaggi apportati da questa piattaforma. Quello che è importante ribadire è che, grazie a questo strumento, lavorare in team e su diversi progetti risulta molto più ordinato e consente di non perdere tempo prezioso, ma anzi guadagnare efficienza e coordinamento in tutte le fasi.
Insomma il consiglio a tutti coloro che stanno cercando soluzioni per ottimizzare la produttività è di farci un pensierino e magari domandarci qualche informazione più specifica.
