Cos'è la Suite Google?
Siamo abituati a considerare Google come il motore di ricerca per eccellenza e forse anche come un ottimo client di posta elettronica personale, la realtà è che con G Suite, Google offre alle aziende un sistema di archiviazione file (Cloud) e una gamma di strumenti on-line per gestire, comunicare, lavorare e cooperare al meglio e da qualsiasi dispositivo, con un rapporto qualità/prezzo davvero insuperabile.
In questo articolo individuiamo 10 ottimi motivi per cui preferire G Suite, una soluzione che già numerosissime aziende hanno scelto per lavorare in modo più agile ed efficiente, compresa la nostra!
10 ottimi motivi per fare Smart Working aziendale con G Suite
A differenza delle singole app di Google, G Suite fornisce servizi aggiuntivi, applicazioni più performanti, integrate e sviluppate appositamente in ottica business, senza contare lo spazio di archiviazione davvero enorme. Quali sono i vantaggi pratici di tutto questo?
Eccone almeno 10!
Hai accesso e piena operatività da qualsiasi dispositivo
I membri del tuo team possono accedere a G Suite da qualunque luogo e da qualsiasi dispositivo (desktop, cellulare o tablet) che, grazie a una connessione internet, diventa automaticamente la loro postazione personale, con tutti i file di lavoro sempre disponibili e sincronizzati. Insomma il team non è più legato al computer aziendale e al suo contenuto, ma può richiamare on-line tutto ciò di cui necessita per lavorare ovunque si trovi.
Dati e progetti in Cloud: tutto al sicuro e sempre disponibile
Come hai già capito G Suite può trasformare ogni dispositivo nel tuo computer di lavoro. Questo significa anche che i file e gli strumenti non risiedono nella memoria fisica di un determinato dispositivo, ma restano online. Insomma in caso di problemi alla periferica che stai utilizzando, niente paura: i file e tutti i progetti sono in salvati in Cloud, al sicuro. Se il computer che stai utilizzando si rompe, non perdi nulla. Basta prendere un altro dispositivo, accedere a G Suite e riprendere a lavorare da dove ti eri fermato!
Collabori e condividi in modo agile e intelligente
Grazie al Cloud e ai suoi strumenti, G Suite semplifica la vita a chi deve collaborare su progetti aziendali comuni. Scordati migliaia di versione di un documento, di un file excel o di una presentazione, magari spedite via mail, con modifiche perse o versioni che si confondono!
Niente di tutto questo, con G Suite si lavora tutti sullo stesso file condiviso e sempre sincronizzato, dove possono essere inseriti note e commenti personali, immediatamente visualizzati e comunicati a tutto il team, ma soprattutto dove le modifiche di ognuno sono tracciate, con la possibilità di risalire a tutte le versioni precedenti del documento.
Programma, schedula, confrontati con il tuo team in tempo reale
Con G Suite hai tutto quello che serve per programmare e calendarizzare il lavoro del tuo team, ma anche per confrontarsi e comunicare in modo rapido ed efficiente: dalla chat interna all’azienda al calendario condiviso (per vedere le disponibilità degli altri).
Un esempio? Puoi organizzare una video riunione con Google meet, verificando la disponibilità a calendario di tutto il team e segnalandola con un promemoria su Google Calendar che invierà una mail automatica di reminder
Controlla tutto in pochi click: l’amministrazione centralizzata
Gestire un team di lavoro e tutte le informazioni collegate non è sempre immediato. G Suite assicura una gestione rapida e sicura di utenti, dispositivi e dati, grazie a una dashboard di amministrazione immediata e completa, per avere tutto sotto controllo e a portata di clic!
Sicurezza avanzata
L’impostazione base di G Suite ha un sistema di sicurezza integrato davvero solido, che per i più esigenti è anche implementabile e personalizzabile in pochi clic dalla console di amministrazione. I dati dell’azienda sono protetti da opzioni di sicurezza come la verifica in due passaggi e il Single Sign-On, mentre la gestione degli endpoint protegge i dati in caso di smarrimento del dispositivo o turnover del personale.
Insomma, i tuoi dati, dispositivi e utenti sono protetti e tutti i tuoi file vengono automaticamente sottoposti a backup nel cloud. Più sicuro di così!
Uno spazio di archiviazione praticamente illimitato
G Suite offre un’enorme quantità di spazio di archiviazione, sia per i file in Cloud sia per Gmail. Organizza, conserva e gestisci, tutti i dati e tutti i progetti del tuo team con tutta la sicurezza e continuità di servizio (praticamente zero malfunzionamenti) garantite da un colosso come Google e tutelati dalla sua assistenza rapida ed efficiente.
Gmail: la casella di posta personalizzata della tua azienda
D’accordo in questo articolo ci eravamo ripromessi di non parlare dei singoli strumenti di G Suite, quindi non ribadirò il fatto che Gmail è considerata una delle più potenti e intelligenti piattaforme di posta elettronica, vuoi per la sua versatilità, velocità e sicurezza, vuoi per la capacità di classificare e catalogare le mail in arrivo o di integrarsi agli altri strumenti G Suite.
No, oggi parliamo solo della possibilità che Gmail offre alle aziende di configurare e personalizzare tutte le caselle di posta con il dominio aziendale. Cosa significa?
Con G Suite hai accesso ad una versione migliorata di Gmail che, tra le altre cose, consente di attribuire ad ogni membro del team una propria mail con il nome o dominio aziendale (per esempio: info@nomeazienda.com, marco.rossi@nomeazienda.com, amministrazione@nomeazienda.com, e così via…).
Può sembrare poca cosa, ma presentarsi e comunicare con i tuoi clienti in modo professionale e in linea con il tuo brand è già un ottimo punto di partenza. I dettagli sono importanti e G Suite lo sa bene.
Massima usabilità e immediatezza
Una delle caratteristiche che rende G Suite unico è la sua usabilità, il sistema e tutti gli strumenti sono stati realizzati per offrire all’utente la massima immediatezza e facilità d’uso. Inoltre la piattaforma di base è già in molti casi familiare al tuo team, essendo Gmail il più diffuso servizio di posta. Insomma è molto probabile che il tuo team sappia già utilizzare strumenti come Drive, Doc e Calendar.
Gli strumenti
Lo abbiamo già detto ma è bene ribadirlo: G Suite offre una gamma davvero completa di strumenti, in grado di soddisfare le esigenze di Smart Working della maggior parte delle aziende e dei settori. Completa, efficace, ma anche conveniente: sì, perché il rapporto costi/benefici è quasi irresistibile, specie se confrontato con le altre offerte presenti sul mercato. Utilizzati al massimo o solo per ciò che davvero ti serve, le app e gli strumenti G Suite miglioreranno il tuo lavoro da tutti i punti di vista con una spesa davvero modesta!
Sfruttare al meglio le potenzialità di G Suite
Come per tutti i migliori prodotti, G Suite fa dell’usabilità e della gradualità il suo punto di forza, insomma offre all’utilizzatore la possibilità di impiegare i suoi strumenti (o alcuni di essi) in modo immediato e basico, ma anche di approfondire le funzioni presenti e integrarle per ottimizzare la sua esperienza professionale e il lavoro del suo team.
Conoscere e utilizzare in modo approfondito le potenzialità di questa suite può fare davvero la differenza, specie per lo Smart work aziendale.
Dunque con G Suite non finisce qui. Nel prossimo articolo parleremo finalmente di tutti gli strumenti della suite e delle loro funzionalità, non perderlo!
